20 manieren om overwerk aan te moedigen

Nu het weer mooier wordt, wordt het ook steeds moeilijker medewerkers te overtuigen om over te werken. Hier zijn een aantal tips die je daar bij kunnen helpen.

1. Maak het werken in het weekend aantrekkelijker dan op andere dagen

Doe een bewuste poging het werk aantrekkelijker te maken in het weekend dan op doordeweekse dagen. Deel bijvoorbeeld snoep uit of ijs of zorg voor een bijzondere lunch.

2. Maak het werken in het weekend leuker

Organiseer thema dagen waarbij iedereen bijvoorbeeld in een Hawaiiaans shirt en korte broek komt, of in een bepaalde kleur.

3. Haal een gekke stunt uit

Haal iedere week een gekke stunt uit die door de medewerkers is bedacht en hang foto’s hiervan op op een bord. Hou vervolgens een wedstrijd wie het meest bizarre idee had.

4. Ruil avonddiensten voor weekenddiensten

Voor sommigen heeft een avonddienst meer impact op hun privé- dan wel sociale leven dan een weekend dienst. Geef deze mensen de mogelijkheid avonddiensten te ruilen tegen weekenddiensten.

5. Haal het avondje uit naar het werk

Niet iedereen zit te wachten op een avondje uit met collega’s, zeker niet als men daarvoor ook nog eens na werktijd naar een bar of kroeg moet gaan. Haal daarom het avondje uit naar het werk. Richt een ruimte in die aantrekkelijker is dan die kale kantine. Zet hierin een bar, stereo-installatie, wat makkelijke banken en statafels. Laat teams die dat willen elkaar hier na werktijd onder het genot van en hapje en een drankje ontmoeten. Houd af en toe ook open-inloop-avonden.

Hiermee verlaag je uiteindelijk de drempel om op andere tijden dan kantooruren op het bedrijf aanwezig te zijn en zullen avond en weekend diensten ook minder erg worden.

6. Laat mensen gaan als zij hun target bereikt hebben

Laat mensen die hun target hebben gehaald voor de dag eerder (betaald) naar huis gaan. Enerzijds maakt dit het werken in het weekend aantrekkelijker, anderzijds werkt het als een incentive om je target zo snel mogelijk te halen.

Pas wel op voor fraude. Zorg dat het goed gecontroleerd wordt of het target ook daadwerkelijk is gehaald en of de verkoop die zij zeggen te hebben behaald niet later weer wordt ingetrokken.

7. Laat mensen zelf hun rooster bepalen

Als je op een verkoop- of Telemarketingafdeling werkt, maakt het eigenlijk niet zoveel uit wanneer je komt of gaat, zolang je maar je uren hebt gemaakt, je target hebt gehaald en genoeg telefoontjes hebt gepleegd. Laat mensen in het weekend zelf bepalen hoe laat ze komen. De een zal om 9 uur paraat zitten terwijl een ander pas om 11.15 komt binnen wandelen. Dit zal zorgen voor een ongedwongen sfeer en haalt een stukje “moeten” weg.

8. Biedt tijd-voor-tijd aan gebaseerd op de temperatuur

Stel dat het schitterend weer wordt en niemand heeft zin om die extra uren te werken terwijl ze ook in de zon zouden kunnen zitten. Biedt ze dan eens tijd-voor-tijd aan die voor hun gunstig is. Bijvoorbeeld zoveel graden als het buiten is boven de 20°, zoveel minuten krijg je vrij per gewerkte minuut. Is het bijvoorbeeld 24° dan krijg je voor elke gewerkte minuut 4 minuten vrij.

Dit werkt vooral goed in de lente wanneer de zon er net door komt en iedereen nog graag naar buiten gaat. In de zomer is iedereen gewent aan het mooie weer en zou het je te veel gaan kosten als de temperaturen richting de 30° gaat.

9. Maak gebruik van een ‘tijd-bank’

Laat mensen die extra werken deze tijd opslaan in een zogenaamde ‘tijd-bank’ zodat ze die gewerkte uren later aaneengesloten kunnen opnemen. Dit is vooral aantrekkelijk voor Parttimers met kinderen. Meestal kunnen zij best nog een uurtje langer werken voordat de kinderen uit school komen en hebben ze omdat ze parttime werken niet genoeg vrije dagen om de vakantie door te komen, waardoor ze weer voor kinderopvang moeten zorgen tijdens de vakantie.

10. Baseer je rooster op halve uren ipv hele uren

Tegenwoordig is het bij veel scholen niet meer toegestaan je kinderen op school af te zetten voor schooltijd en moet je er dus bij blijven tot de lessen beginnen. Hierdoor komen veel, vooral moeders, in de knoop met hun rooster. Door het rooster te baseren op halve uren in plaats van hele uren, kunnen deze mensen dus een half uur later beginnen, waardoor ze dus ook een half uur ‘langer’ aanwezig zijn.

11. Maak gebruik van flexibele roosters

Veel Planners zijn heel star als het gaat om het maken van roosters. Ze delen de roosters in op basis van shifts van 4 uur die om een vaste tijd beginnen. Wel zo makkelijk voor de Planner, niet zo makkelijk voor de medewerkers.

Een combinatie van #9 en #10 kan dan uitkomst bieden. Veel moeders hebben ’s morgens een probleem met de aanvang van hun shift, terwijl ze ’s middags tijd over houden voordat hun kinderen van school komen / gehaald moeten worden. Biedt ze de mogelijkheid om een shift te werken van 5,5 of 6 uur te werken die niet om half 9 of 9 uur begint. Dit biedt vele voordelen, zowel voor de werkgever als de werknemer. Minder stress ’s morgensvroeg, extra vrije dagen tijdens de vakantie, maar ook meer personeel tijdens de piekuren en minder tijdens de daluren, minder rumoer tijdens de wisseling van de shifts en meer flexibiliteit voor het inplannen van de pauzes.

12. Laat mensen gaan als het mooi weer is

Overtuig mensen ervan het verstandiger is als het een aantal dagen mooi weer wordt alvast vrij te nemen, aangezien je niet de garantie hebt dat het in het weekend ook mooi weer wordt. Dit is een win-win situatie voor iedereen. Vaak is het toch rustiger als het weer mooi is en het garandeert je een aantal bezette plekken in het weekend.

13. Houd het overwerken realistisch

Bij het vragen of vaststellen van overuren, houd er dan rekening mee dat de overuren wel realistisch blijven. Bij structureel veel overwerk is er duidelijk is verkeerd in je planning dan wel bezetting. Neem dus op tijd nieuwe mensen aan voordat mensen gaan lopen.

Overwerk is extra en zou alleen in uitzonderlijke situaties gebruikt moeten worden en de compensatie moet passend zijn. Daar bovenop behoord het ‘bedankje’ of incentive.

14. Introduceer een weekend-lotto

Geef mensen voor elke gewerkte dag in het weekend een lottobriefje en houd aan het eind een lottotrekking met leuke prijzen. Dit kan variëren van vrijde dagen tot cadeaubonnen of zelfs een iPad. Je kunt hiervoor ook eventueel een grabbelton gebruiken.

15. Geef iedereen die in het weekend werkt iets extra’s

Hoewel een lotto erg leuk is, vallen daarmee sommige mensen buiten de boot. Je kunt ook iedereen iets extra’s bieden, zoals bijvoorbeeld een gratis lunch, zodat niet alleen de gelukkige winnaar iets extra’s krijgt.

16. Geef iemand die overwerkt extra ‘krediet’

Een idee om overwerkt te stimuleren is om mensen die meer inzet tonen meer ‘krediet’ te geven. Bijvoorbeeld door ze voorrang te geven als het aan komt op de vakantie planning of bij het opnemen van vrije dagen tijdens feestdagen die geen officiële vrije dagen zijn. Vaak doen managers dit al bewust of onbewust want ‘de ene hand wast tenslotte de andere hand’. Maar door een puntensysteem te gebruiken of het ergens officieel vast te leggen maak je het ook tastbaar.

17. Maak je eigen geld

Maak een eigen valuta systeem waarvan de waarde is bepaald door werkuren. Op die manier kun je ‘geld’ (vrije uren) verdienen voor extra inzet of het behalen van een specifiek target en die later inruilen voor vrije dagen. Je kunt ze opsparen of ze ruilen met anderen voor een bepaalde dienst.

18. Zet de tv aan

Bij grote (sport-)evenementen zoals het WK, de Olympische spelen de intocht van Sinterklaas loopt het aantal medewerkers die willen werken snel terug. Grote Tv’s met het evenement erop kan sommige mensen op andere gedachten brengen en meteen het werken iets ontspannener maken. Veel wallboard zijn gemakkelijk om te zetten om er ook tv op te kijken. Vaak zijn zij al aangesloten op het netwerk en daarmee het internet. Een toepassing om online televisie te kunnen kijken is dan zo geïnstalleerd.

19. Meer flexibiliteit door thuiswerken

Je kunt meer flexibiliteit krijgen door het mensen toe te staan vanuit huis te werken, omdat ze zodoende de kosten van woon-werk verkeer kunnen vermijden en daarmee dus eigenlijk meer geld per uur verdienen. Het betekend ook dat het makkelijker voor mensen wordt omdat ze geen extra tijd meer kwijt zijn.

Thuis werken is veel makkelijker dan je misschien zou denken. Iedere pc of laptop kan een VPN verbinding aangaan met het netwerk van het bedrijf en door te bellen over IP heb je ook geen telefoonkosten. Headsets hebben vaak al een USB-aansluiting en passen dus op iedere pc. Zet bellijsten op het Intranet of zorg dat men zich op afstand kan inloggen op het belprogramma. Veel van dit soort programma’s werken al ‘in de cloud’, dus dit is meestal geen probleem. Vanuit een werkgevers perspectief; wat is het verschil tussen iemand die op zaal zit of thuis? Gesprekken kunnen nog steeds gemonitord worden en Idle-, WrapUp en inlogtijden kunnen ook realtime worden gecontroleerd.

20. Maak het belang van overwerk duidelijk

Incentives, beloningen en ‘gekke dagen’ zijn goed om doelen op korte termijn me te behalen. Echter moet je de lange termijn niet uit het oog verliezen. Het einddoel moet zijn dat medewerkers geëngageerd worden met het nut van de werkzaamheden. Leg daarom uit wáárom er overgewerkt moet worden en wat het bedrijf daarmee hoopt te bereiken. Maak duidelijk dat het succes van de medewerkers het succes van het bedrijf is en dat hun inspanningen er uit eindelijk toe zullen leiden dat hun baan gegarandeerd is. Op die manier worden SLA’s en targets belangrijker dan hun persoonlijke leven.

Het kost veel tijd en inspanning om mensen hiervan te overtuigen en vele zullen tegenargumenten opwerpen als winstmarges, hoge salarissen voor hogere functionarissen en bonussen voor bestuursleden, maar uiteindelijk bepalen deze targets en SLA’s het voortbestaan van het bedrijf. Een goed en open gesprek hierover is een goede start om mee te beginnen.

 

Wat vind jij een goede manier om overwerk en weekenddiensten aan te moedigen?
Laat het ons hieronder weten.