4 manieren waarop je ziek wordt van je kantoor – en 5 oplossingen

Wist u dat circa 25% van alle kantoorgebouwen, zowel nieuw als oud, technisch gezien niet aan de Arbowet regels voldoet en gezien kunnen worden als “Sick Building”? Dat is geen goed nieuws voor uw gezondheid of uw ziekteverzuim!

De problemen worden meestal veroorzaakt door medewerkers die hun handen niet wassen, kantoormeubels en tapijt dat niet goed schoon gemaakt worden en slechte ventilatie. En zelfs als een gebouw airconditioning of luchtbehandeling heeft, hoe vaak denkt u dat de filters worden vervangen? Deze vergaren over de loop der jaren enorm veel rotzooi, zoals bacillen, virussen, huidschilfers en natuurlijk stof. En lucht die hierdoor heen gaat pakt dit allemaal op en blaast het zo weer het gebouw en dus de werkvloer in.

Aangezien we ongeveer een derde van onze dag op kantoor doorbrengen, en voor sommigen zelfs een groot stuk meer, zou het dan niet goed zijn om hier eens goed naar te (laten) kijken? U zult verbaasd staan wat dit voor uw ziekteverzuim doet, maar ook voor de medewerkerstevredenheid en daarmee indirect de productie!

Wij geven u hieronder de 4 grootste veroorzakers van Sick Building syndroom en maar liefst 5 oplossingen. Lees en huil, maar deel het vooral met collega’s en management.

Luchtvervuiling

We zijn allemaal hartstikke druk om de luchtvervuiling buiten te verminderen. We zorgen voor minder uitstoot van CO2, koolwaterstofgassen en fijnstof en iedere dag nemen we maatregelen om het nog beter te maken. Maar hoe zit dat met de lucht binnen?

Terwijl de lucht buiten steeds beter wordt, gaat het met de lucht binnen alleen maar ‘down hill’. De Arbodienst krijgt zoveel (ziek-)meldingen binnen, dat geschat wordt dat ruim 25% van de kantoorgebouwen lijdt aan “Sick Building” syndroom. Dit betekend dat het gebouw je letterlijk ziek maakt!

Gebouw gerelateerd ziekteverzuim onder medewerkers is zo hoog dat het de industrie elk jaar miljarden kost in verloren productie. En terwijl elk bedrijf steeds weer pogingen doet om het ziekteverzuim om laag te krijgen door nieuwe regeltjes en procedures te introduceren om medewerkers sneller weer aan het werk te krijgen en/of er voor te zorgen dat ze zich minder snel ziek melden, misschien wordt het eens een keer tijd dat bedrijven kijken naar de werkomstandigheden waarin hun medewerkers elke dag weer verkeren.

4 problemen die medewerkers ziek maken

1. Schoonmaak

Hoewel bijna elk bedrijf wel een schoonmaakster in dienst heeft of een schoonmaakbedrijf inhuurt is de werkplek in de meeste gevallen verre van schoon. Schuldige hierin is niet de schoonmaakster of het schoonmaakbedrijf maar u zelf! Schoonmakers hebben vaak te maken met allerlei opgelegde regels waar zij aan moeten voldoen die er voorzorgen dat zij niet echt goed schoon kunnen maken. Zo mogen ze niets op de bureaus aanraken dat werkgerelateerd is, onder de tafels wemelt het er van losse kabels, voetsteunen en andere onzin en mogen ze niet op de werkvloer aanwezig zijn als er nog gewerkt wordt. Daarbij krijgen ze vaak maar een hele korte tijd om schoon te maken, want het mag allemaal niets kosten natuurlijk!

2. Chemische stoffen

Veel tapijten worden behandeld met een middel om vlekken te voorkomen en vuil te weren. Maar deze middelen bevatten allerlei chemicaliën die op de korte en lange termijn heel slecht voor je zijn. Middelen die perfluoraten en chloriden bevatten kunnen allergische reacties en astmatische symptomen veroorzaken. Maar erger nog, ze kunnen op den duur afbreken en kankerverwekkende stoffen als formaldehyde loslaten. Mensen die in kantoorgebouwen werken hebben vaak meer chemicaliën in hun bloed dan mensen die niet in een kantoor werken. Verschillende studies tonen aan dat er elk uur dat er langer in een kantoorgebouw wordt gewerkt er een toename van 2% aan chemicaliën is in het bloed.

3. Gemakkelijke ziekteverspreiding

Het meeste ziekteverzuim wordt algemeen veroorzaakt door simpele dingen zoals de griep of verkoudheid. Maar je moest eens weten hoe makkelijk en snel dit zich door een gebouw verspreid. Gevarenzones zijn altijd die dingen die mensen vaak aanraken; deurknoppen, de koffieautomaat en vooral toetsenborden en muizen!

Een zieke medewerker, die weer aan het werk moest dankzij het goede optreden van haar teammanager ondanks dat ze nog niet helemaal beter was, komt binnen en start haar computer op. Ze hoest een keer netjes in haar hand en start de nodige systemen op. Vervolgens gaat ze koffie halen bij de automaat en niest, heel netjes, weer in haar hand. Aan het eind van de dag zou je een spoor van bacillen kunnen volgen door het pand waar zij allemaal is geweest, wat een ander weer heeft opgepakt en meegesleept naar zijn of haar bureau.

Gelukkig komt ’s avonds de schoonmaakster en desinfecteert alle toetsenborden, toch?

4. Hoge concentraties CO2 en koolmonoxide

Door slechte ventilatie en volgepropte ruimtes kan de concentratie CO2 gevaarlijk hoog oplopen. In de buitenlucht zit gemiddeld 380 ppm aan CO2 terwijl dit in de meeste meeting rooms al gauw 300 tot 400% hoger ligt.
Kooldioxide is een kleurloos, geurloos gas dat mensen uitademen en dus een afvalproduct. Door een te hoge concentratie CO2 in de lucht krijg je niet genoeg zuurstof binnen. Iedereen kent het slaapverwekkende effect van een lange vergadering wel. Maar eigenlijk is de vergadering misschien niet zo saai, eigenlijk stikt iedereen een heel klein beetje. Het lijkt op zich niets, maar hierdoor ontstaat wel hersenbeschadiging. Zit je vaak in vergadering en heb je het idee dat je geheugen je in de steek laat of dat je je steeds moeilijker kan concentreren? Misschien heb je wel gelijk.

Kantoorgebouwen hebben bijna altijd wel parkeerplaatsen en sommigen hebben zelfs een parkeergarage. Maar waar veel mensen niet bij stil staan is dat auto’s ook koolmonoxide uitstoten en dat de luchtventilatie van het gebouw dit dodelijke gas ook mee naar binnen voert waar het zich tot gevaarlijk hoge concentraties kan op hopen.

Koolmonoxide veroorzaakt o.a. duizeligheid, misselijkheid, hoofdpijn, concentratieverlies en lethargie (geen puf en zin hebben om iets te doen). Als je naar buiten gaat in de frisse lucht voel je je even iets beter, maar de CO stapelt zich op in je bloed met alle gevolgen van dien.

En 5 manieren om ze op te lossen

1. Zorg dat het echt goed schoon is

Zorg ervoor dat schoonmakers hun werk goed kunnen doen. Geef ze genoeg tijd, geef ze de opdracht toetsenborden af te nemen en zorg dat bureaus leeg zijn als ze komen.

Zorg er ook voor dat ze goed onder de bureaus kunnen stofzuigen. Bij 99,9% van alle bedrijven kun je niet in je zwarte kleding onder een bureau door kruipen zonder er lichtgrijs aan de andere kant weer uit te komen.

Regel schoonmaakdoekjes zodat medewerkers zelf ook hun tafels schoon kunnen houden.

Vervang tapijten voor harde vloeren. Stof kan zo niet blijven plakken en er kan gedweild worden.

2. Wees realistisch in je ziekteverzuimbeleid

Wees ruimhartig met je ziekteverzuim. Beter 1 medewerker een dag langer ziek dan 5 zieken een paar dagen later. Een zieke medewerker is minder productief, steekt anderen aan (ook qua productiviteit!) en haalt het gemiddelde van het hele team omlaag.

3. Zorg zelf voor je gezondheid

Vervang de kroketten in de kantine voor fruit of zet fruitschalen op kantoor. Een paar tientjes aan fruit weggeven is nog altijd goedkoper dan een zieke medewerker.

Zorg voor desinfectie middelen op het toilet en/of kantoor. Mensen vinden het vaak een heerlijk gevoel en zo voorkom je 80-90% verspreiding van ziektekiemen.

4. Zorg voor schone lucht

Laat luchtkanalen regelmatig schoonmaken en vervang luchtfilters. Een indicatie voor vuile lucht zijn die zwarte vegen aan de rand van de airconditioning aan het plafond.

Deel de kantoren en meeting rooms zo in dat iedere ruimte beschikt over de juiste luchtvoorraad.

Installeer luchtroosters in deuren, ramen en muren zodat iedere ruimte word voorzien van frisse lucht en er een goede doorstroming is. Op de zevende etage van een kantoorgebouw kan er misschien geen raam open, maar je kunt altijd roosters installeren. Zorg voor tenminste 7 m3 verse lucht per medewerker (een gemiddeld luchtbehandelingssysteem doet er hooguit 2).

Veel kantoorgebouwen zijn er niet op beraamd om hele hordes callcentermedewerkers en hun computers te huisvesten en vaak is het luchtbehandelingssysteem hier net op berekend. Er zijn echter mobiele units te koop/lease/huur die de lucht schoon kunnen maken. Het kost een paar centen, maar levert altijd meer op dan dat het je uiteindelijk zal kosten.

5. Koop een stel planten

Decoreer het pand met planten om CO2 tegen te gaan. Er zijn bedrijven die precies weten hoeveel planten je nodig hebt op het aantal medewerkers en er zijn planten die ook andere gifstoffen uit de lucht filteren. Varens staan er bijvoorbeeld om bekend dat ze veel gifstoffen opnemen, zoals formaldehyde, benzeen en xyleen.

Daarnaast geven ze natuurlijk een veel betere sfeer dan zo’n kaal kantoorpand,wat weer beter is voor de productiviteit.

Doe een aanbeveling

Vaak heb je geen inspraak op de keuze van het tapijt of de uitgaven m.b.t. de schoonmaak. Maar het kan nooit kwaad om eens in gesprek te gaan met HR of de Facility Manager. Meld zaken zoals stof onder de bureaus, vegen op het plafond of klachten met de luchtwegen. Doe een aanbeveling m.b.t. planten, schoonmaakdoekjes en desinfectielotion. Stel een plan op samen met de directie om actief iets aan de werkomstandigheden te doen. Het gaat ten slotte om de gezondheid van je medewerkers.

 

Vrij vertaald van "Yup, Your Office is Making You Sick -- How to Fix It (Infographic)" door Jonathan Long, eerst gepubliceerd op Entrepreneur.com, met eigen inbreng van de redactie