Het verzuim proces

Verzuim komt in alle bedrijven voor. Dat is logisch, want iedereen krijgt wel eens de griep of loopt een verkoudheid op. Dat kan gebeuren en is helemaal niet erg. In technische termen noemen we dat ‘Shrinkage‘ en als het goed is wordt hier in de bezetting rekening mee gehouden.

Maar dat het niet uit de hand moet lopen is duidelijk. Een teveel aan verzuim is natuurlijk niet goed voor de bezetting en of productie. Daarom zijn goede afspraken over hoe om te gaan met verzuim heel belangrijk. En dat begint al bij de ziekmelding.

Hoe je met een ziekmelding om gaat bepaald grotendeels de hoeveelheid en duur van het gehele verzuim binnen de afdeling of het bedrijf. In de praktijk blijkt namelijk dat als je hier niet voldoende op stuurt of je als je hier te makkelijk over doet, medewerkers zich erg snel en makkelijk ziek zullen melden en ook langer afwezig zullen zijn. Een goed verzuimproces is dus heel belangrijk.

Hieronder vind je een korte beschrijving van zo’n proces en verderop bieden wij een aantal formulieren aan die je in dit proces kunt gebruiken.

1. Zorg voor duidelijke en uniformiteit in het ziekmelding proces. Spreek bijvoorbeeld af dat een medewerker zich voor een bepaalde tijd (bv 30 min voor openingstijd) bij een bepaald persoon, afdeling of telefoonnummer zicht moet ziek melden. Leg deze regel goed vast en zorg dat iedereen deze regel kent. Herinner iedereen aan deze regel als zij zich er niet aan houden.
2. Als de ziekmeldingen op een centraal punt of afdeling binnen komen, zorg dan voor een tijdige opvolging door de leidinggevende. Het centrale punt neemt dan alleen de melding aan en vraagt niet door. De leidinggevende of zijn/haar vervanger belt dan dezelfde dag nog terug.
   Let op! Je mag gerust vragen hoe het met iemand gaat, maar je mag volgens de Arbowet nooit vragen wat de medewerker mankeert! Vaak vertelt de medewerker dit al uit zichzelf als je terug belt.
   Gebruik voor een ziekmelding het formulier “Eerste verzuimmelding”. Hierop staat een aantal vragen die als leidraad kunnen fungeren voor het gesprek en tevens zorgen voor een correcte verzuim administratie.
3. Wees niet bang om te vragen of de medewerker alsnog kan komen, maar ga hier wel voorzichtig mee om. Gaat het bv om een hoofdpijntje dan kun je voorstellen dat de medewerker en aspirientje neemt en het toch gaat proberen. Maar dring niet aan!
4. Opvolging van een ziekmelding is even zo belangrijk. Niet alleen om ervoor te zorgen dat de medewerker weer tijdig aan het werk gaat maar ook omdat het belangrijk is dat de medewerker weet dat hij wordt gemist. Regelmatig contact geeft de medewerker een gevoel van waardering, geen opvolging betekend vaak dat de medewerker zich ook niet gemotiveerd voelt om weer aan het werk te gaan. Spreek daarom meteen af om elke dag even contact met elkaar te hebben.
   Tip: spreek af dat dit contact telefonisch gebeurt en nooit via mail of bericht. Hierdoor ontstaat er een afstand die het makkelijker maakt om niet te komen.
   Gebruik voor een opvolgingsgesprek het formulier “Contact tijdens verzuim”. Hierop staat een aantal vragen die als leidraad kunnen fungeren voor het gesprek en tevens zorgen voor een correcte verzuim administratie.
5. Ook de terugkeer van de medewerker is belangrijk. Ga op de dag dat de medewerker weer aan het werk gaat even met hem of haar in gesprek. Hiermee toon je interesse in het welzijn van de medewerker en creëer je meteen een barrière die herhaalde meldingen tegen gaat.
   Gebruik hiervoor het formulier “Terugkeergesprek”. Hierop staat een aantal vragen die als leidraad kunnen fungeren voor het gesprek en tevens zorgen voor een correcte verzuim administratie.
6. Gemiddeld worden mensen zo’n 2 keer per jaar ziek. Bij 3 of meer keren spreek je van Frequent verzuim. Het is belangrijk hier goed op in te spelen. Natuurlijk kan iemand een keer pech hebben, maar herhaaldelijke verzuimmeldingen kunnen duiden op een diepere onderliggende oorzaak.
   In veel bedrijven zijn hier afspraken over hoe hier mee om te gaan. Zijn die afspraken er niet dan zou het volgende een optie kunnen zijn:
   1. Voer bij de 3de ziekmelding een zogenaamd Frequent verzuim gesprek. De inhoud van dit gesprek is anders dan bij een gewoon Terugkeer gesprek. Kijk in dit gesprek naar de oorzaak van de afgelopen ziekmeldingen en vergelijk deze met elkaar.
      Gebruik hiervoor het formulier “Frequent verzuimgesprek”. Hierop staat een aantal vragen die als leidraad kunnen fungeren voor het gesprek en tevens zorgen voor een correcte verzuim administratie.
   2. Spreek af dat bij een volgende melding het gesprek gevoerd wordt met de leidinggevende en een medewerker van de HR afdeling of uitzendbureau. Schakel zo nodig een bedrijfsarts in
7. Als de medewerker weer gedeeltelijk aan het werk kan spreek je van re-integratie. De medewerker komt dan terug onder bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld voor minder uren of minder dagen. Ook nu een een goede opvolging belangrijk. Meer hierover wordt besproken bij het formulier “Re-integratiegesprek”.